Presidente da ASSENRIO lista dicas para não cair em armadilha ao promover um evento

1 – Organize-se com planilhas de planejamento financeiroé necessário estar bem organizado com tudo o que diz respeito aos valores que precisarão ser pagos para garantir que o evento em questão aconteça como você deseja. Faça o orçamento, mas tenha todo o capital do evento em caixa, para que não dependa apenas da bilheteria.

2 – Monitoramento do apelo das atraçõesReserve boa parte do orçamento para o pagamento das atrações, que normalmente compromete boa parte do orçamento e o pagamento em alguns casos é antecipado. Contudo, se faz necessário realizar um estudo da relevância e apelo das atrações, pois caso a mesma não esteja em evidencia, a venda de ingressos pode ser abaixo de sua expectativa, comprometendo todo o orçamento do evento.

3 – Contrate uma equipe capacitadaAo escolher uma equipe capacitada, a probabilidade de ter prejuízo será muito menor, pois cada profissional deve estar preparado para agir da maneira mais econômica possível.

4 – Contato com a Prefeitura – A realização de eventos em áreas públicas e privadas, além de estabelecimentos fechados, requer que os produtores entrem em contato com a prefeitura da cidade onde o evento ocorrerá ou estudem o processo de legalização do Município. Há informações importantes, além de exigências fundamentais para realizar um evento.

5 – Tenha as autorizações necessárias para o evento acontecer – Muitos produtores ficam no prejuízo porque o planejamento não inclui as autorizações necessárias . Pensando nisso, lembre-se que é melhor se assegurar e evitar possíveis multas.

a.       Fique atento a todas as legislações referente ao direito do entretenimento, as liberações dos órgãos responsáveis pela realização do evento, como: CETRio, Iphan, Policia Militar, Corpo de Bombeiros, Lei do Direito Autoral – ECAD entre outros, inclusive para certificar que seu evento seja legalizado com sucesso, há empresas especializadas em legalizar eventos;

b.       A documentação obrigatória é relativa quanto ao local, número de convidados e até se haverá menores na sua festa. Por exemplo, se houver menores de 18 anos, você precisará de um alvará para entrada e permanência de menores desacompanhados de pais ou responsáveis legais no local do evento

c.       Já para tirar o licenciamento do evento você certamente vai precisar de documentos como:

                                    I.      Contrato e certificado da empresa de segurança contratada com as medidas a serem adotadas pela mesma;

                                    II.      Medidas de limpeza que serão feitas;

                                    III.      Contrato de locação do local (se for privado);

                                    IV.      Termo de responsabilidade devidamente preenchido e assinado;

                                    V.      Cópia de comunicação à Polícia e ao Corpo de Bombeiro da sua cidade;

                                    VI.      Contrato com empresa de segurança;

                                    VII.      Laudo Técnico de Segurança, acompanhado da Anotação de Responsabilidade Técnica.

6 – Providencie a infraestrutura com antecedênciaSe você optou por um espaço que não tem toda infraestrutura desejada, combine com o seu fornecedor de preparar o espaço com os elementos necessários. Para isso, trabalhe em constante contato com seus fornecedores e estabeleça prazos e um cronograma.

7 – Escolha bem os seus fornecedoresApós fazer o seu planejamento, será preciso levantar qual tipo de apoio você irá precisar. É ideal que você conte com a ajuda de fornecedores de confiança e que te darão suporte antes, durante e após a realização do evento. Esteja em constante comunicação com eles, esclareça prazos e cronograma e defina o papel de cada um.

Deixe uma resposta

Seu endereço de email não será publicado.